Behandling av ordrer

I denne artikkelen:


Ordreflow

Når du har mottatt en ordre skal denne behandles i systemet og sendes til kunden. Dette gjøres under Nettbutikk > Ordrer. Trykk på rediger (blyantikonet) på høyresiden i ordreoversikten (du kan også klikke på ordrenummeret) slik som vi har vist på bildet under:

Deretter kommer du til ordrebehandlingen som vi har vist i skjermbildet nedenfor. Du må huske å skrive inn den siste informasjonen før du sender ordren. Ordrebehandlingen er delt opp i to deler. Den første delen handler om informasjonen i ordren til kunden, mens den andre delen handler om betaling og ordredetaljer.

  1. Administrasjon: Her kan du skrive ut pakkseddel og ordreseddel samt sende ordrebekreftelsen til kunden på nytt. Endres ordren til Sendt vil du få mulighet til å sende en Ordre sendt-e-post. Evt. sporingsnummer vil komme med i denne e-posten.
    • Skriv ut pakkseddel
    • Skriv ut ordreseddel
    • Send ordrebekreftelsen på nytt
    • Angivelse av ordrebekreftelse sendt
  2. Status: Her endrer du status på ordren. Hvis en ordre f.eks. er sendt skal den endres til Sendt så man vet at denne ordren er stengt.
    Merk at hvis f.eks. 1 av 2 varer sendes er det mulig å velge Delvis sendt. Husk da at den enkelte vare skal redigeres og markeres som sendt.
  3. Fakturafunksjoner: Dersom du har en faktura fra et annet system kan den lastes opp som PDF i stedet.
  4. Faktura: Med SmartWeb er det mulig å opprette en faktura ut fra ordren, med fakturanummer og forfallsdato. Denne funksjonen er smart hvis du ikke har et økonomisystem som oppretter fakturaen (fx e-conomic eller C5). Når fakturaen er opprettet kan den sendes pr. e-post eller skrives ut. Se eksempel på behandling av faktura lengre ned i guiden.
  5. Sporingsnummer: Her kan du sette inn et sporingsnummer slik at kunden kan følge varen etter at den er sendt. Er ordren koblet til en fraktmetode som Postnord vil kunden kunne klikke direkte på en sporingslink for å følge pakkens status.
  6. Internt notat: Her kan du skrive et notat til andre administrative brukere hvis det f.eks. er en spesiell avtale på denne ordren som de burde være oppmerksomme på.
    Oppfølgning: Dersom en ordre først skal behandles på et senere tidspunkt (f.eks. fordi du venter på at produktet kommer på lager) kan du her bestemme en dato for dette. Når datoen er nådd, vil ordren stå i rødt i ordreoversikten.
    Eksternt notat: Et eksternt notat er en beskjed til kunden som vises på kundens ordreseddel.
  7. Lagre: Lagre endringer gjort i ordren
  8. Kreditnota og kopi av ordre: Det er mulig å opprette et utkast til kreditnota som kan brukes når en kunde returnerer en ordre eller deler av en ordre. Utkast til kreditnota opprettes under den nye statusen "utkast". Dette påvirker ikke lageret.
    Etter at utkastet er justert kan det bokføres og bli til en kreditnota. Da flyttes utkastet og statusen endres til "Kreditnota". Dette oppdaterer lageret for produktene og variantene i kreditnotaen.
    Hvis original-ordren er tilknyttet en kredittkortbetaling kan beløpet på kreditnotaen tilbakebetales direkte fra administrasjonen.
    Det er også mulig å opprette en kopi av en ordre, noe som kan brukes hvis man f.eks. ønsker å dele opp leveringen av en ordre i flere omganger.
    Kopier av ordre opprettes også med statusen "Utkast" og kan endres til en annen status etter at de er justert.
    Kreditnotaer og kopier av ordre linkes til den originale ordren via en link under ordredetaljer i administrasjonen.

 

Ordredetaljer

Denne delen omhandler betaling og ordredetaljer. Bildet under beskrives i seks punkter:

  1. Betalinger: For å trekke betalingen fra kundens konto, trykk på Fullfør. Ønsker du å annullere transaksjonen, klikk på Annuller (f.eks. Når du sender ny betalingslink). Her vil eventuelle feilkoder også vises, f.eks. hvis kundens betalingskort er blitt avvist på en ordre.
  2. Send ny betalingslink til kunden: Her kan du sende en ny betalingslink til kunden slik at de kan skrive inn sine betalingsopplysninger på nytt. Dette er nyttig hvis ordren er endret og prisen har blitt endret til et høyere beløp. Et høyere beløp krever kundens godkjennelse – et lavere beløp kan du trekke uten en ny transaksjon.
  3. Ordredetaljer: Ytterligere detaljer om ordren.
  4. Kundeinformasjon: Informasjon om kunden inkl. adressen ordren skal sendes til.
  5. Ordre: Her kan du legge til varer på ordren. Vær oppmerksom på at prisen som følge av dette kan endres og en ny betalingslink må sendes til kunden.
  6. Varer: Her er oversikten over selve ordren, dvs. hva kunden har bestilt og betaler for. Under antall kan du se hvor mye kunden har bestilt av en bestemt vare og videre hvor mange som er igjen på lager. Dette fungerer som en påminnelse om at flere produkter må bestilles før ordren kan sendes. "Antall ved salg" viser lagerantallet på varen før ordren ble opprettet.

Merk: Alle steder hvor rediger-ikonet (blyantikon) dukker opp kan du redigere informasjonen. Klikker du f.eks. på ikonet ved siden av bestilte varer så er det mulig å redigere både navn, pris, lagerlokasjon samt legge til en tekst. Du kan redigere følgende:

  • Rediger sporingsnummer
  • Rediger kundeinformasjon
  • Rediger leveringsadresse
  • Rediger vare
  • Rediger frakt
  • Rediger betalingsgebyr
  • Delvis sendt

Hvis du ikke sender hele ordren samtidig kan du velge Delvis sendt. Det kan eksempelvis være, at du sender et produkt i dag og resten neste uke.

Dette kan gjøres med følgende fire trinn:

  1. Trykk på Rediger-ikonet på den varen som du vil sende. Se bildet nedenfor:

  2. Velg sendt på statusen til den aktuelle varen. Se bildet nedenfor:

  3. Husk å trykke Lagre.
  4. Du vil automatisk returnere til "ordredetaljer" der du må velge "Delvis sendt" som "Status". Ønsker du å trekke betalingen i flere omganger fra kundens kort må du deretter logge inn i betalingsgatewayen din og trekke delbetalingen der.

 

Behandling av faktura

I SmartWeb er det mulig å behandle en faktura på to måter.

Man kan enten opprette en faktura ut fra ordren med fakturanummer og forfallsdato og samtidig markere denne som betalt når man ser at pengene er kommet inn på konto. Eller man kan ha en faktura fra et annet system som man laster opp som PDF i stedet.

  1. Systemgenerert faktura

    Denne funksjonen er spesielt interessant hvis man ikke har et økonomistyringssystem som oppretter fakturaer (f.eks. E-conomic eller C5).

    Det første man gjør er å velge hvor lang tid kunden har til å betale fakturaen - altså bestemme en forfallsdato. Det gjør du ved å føre museknappen over (Man setter et flueben i) "Bokfør med forfallsdato", velger tiden i rullgardin-listen og trykker lagre.

    Du kan velge mellom 0, 8, 14 og 30 dager.



    Når fakturaen er opprettet kan du se den, sende den pr. e-post eller skrive den ut. Det er også mulig å markere fakturaen som "Betalt" når kunden har betalt fakturaen. Dette vil deretter komme frem i ordrelisten:

  2. Egen faktura

    Hvis du bruker et eksternt økonomisystem og gjennom det har en faktura som skal knyttes til ordren kan den lastes opp som PDF i stedet.

    Det gjør du ved å føre museknappen over (Man sætter flueben i) "Last opp faktura". Deretter får du to valg. Enten velger du "Last opp fil" hvis du skal laste opp en PDF fra din egen datamaskin, eller "Velg fil" hvis du allerede har filen lastet opp i din filhåndtering:



    Når fakturaen er opprettet kan du se den, sende den pr. e-post eller skrive den ut. Det er også mulig å slette fakturaen igjen hvis man ikke lenger ønsker at den skal være knyttet til ordren:



    Ordre ikke mottatt/avviste betalinger (kort)

    Noen ganger hender det at ordrene enten ikke går igjennom eller blir avvist og derfor havner i "ikke mottatt". Det kan være mange årsaker til dette. I ordre "ikke-mottatt" ender alle ordrene som ikke blir gjennomført uansett årsak.

    Den vanligste årsaken er at ordren ikke er gjennomført av kunden. Det kan f.eks. være kunder som har lagt noe i handlekurven, gått til kassen(check-out) - men har avbrutt kjøpet før de har betalt for ordren. Hvis kunden lukker nettleseren eller at nettleseren oppdaterer (F5 eller likn) under betalingen vil ordren også ende som "Ikke mottatt. Det kan også skje ved at sesjonen utløper. Det skjer hvis en kunde legger noe i handlekurven, går til kassen (check-out), forlater datamaskinen og returnerer noen timer senere. Med mindre kunden var logget inn som bruker vil sesjonen ha løpt ut – noe som ender med en "ikke-mottatt" ordre.

    Det kan selvfølgelig også skylles en feil på selve betalingen. Eksempelvis kan det hende at kunden har tastet inn feil opplysninger, at kunden ikke har likviditet på betalingskortet sitt, at det har skjedd en feil med transaksjonen eller noe annet. Dersom en betaling med kort avvises kan man som nettsidens eier måtte forklare hvorfor betalingen ble avvist.

    For å finne avviste betalinger i ordreoversikten går du til Nettbutikk > Ordrer og sorterer etter ordrestatus "Ikke mottatt".

    I eksemplet nedenfor er ordre nr. 20249 avvist:



    For å få flere detaljer om ordren klikker du på blyanten ute til høyre.

    I dette eksemplet er betalingen avvist. For å få flere detaljer om dette må du sjekke transaksjonen i betalingsgatewayen din.